Beste leden van HBC. Sinds de fusie tussen Watervliet en Heemskerk heb ik met veel plezier de functie van secretaris bekleed en na die 10 jaar is het tijd voor mij om mijn vrije tijd anders in te gaan delen.
Ik denk dat het goed is voor de vereniging om de frisse wind die door het bestuur waait wat aan te wakkeren. De frisse wind die ik bedoel is de wind die is binnen komen waaien met Ron op financiën en Chantal op de PRAC.
Functieomschrijving
De secretaris is dood! Leve de secretaris! Welk gat valt er eigenlijk in het bestuur als de secretaris vertrekt? Er valt eigenlijk helemaal geen gat.
De secretaris is het middelpunt van de communicatie van de club. Dat klinkt heel zwaar, maar je kan het ook zien als een goed bewaakt doorgeefluik van de buitenwereld naar de juiste commissie. Of de spreekbuis vanuit het bestuur naar de leden of commissies. Een secretaris krijgt dus de nodige informatie te verwerken. Hij of zij hoeft dit niet allemaal te onthouden, maar het is natuurlijk wel handig als je het terug kan vinden. De secretaris dient structuur in het werk te houden.
De secretaris stelt op basis van ingekomen berichten en wensen van de bestuursleden de agenda op van de bestuursvergadering. Hij of zij maakt aantekeningen tijdens de vergadering en werkt deze uit tot notulen met een actielijst.
Daarnaast doet de secretaris de ledenadministratie.
De overig taken van de secretaris zijn voor alle bestuursleden hetzelfde: Je bent een luisterend oor voor alle leden en commissies, bepaalt met het bestuur de te varen koers van de vereniging en legt op de ledenvergadering verantwoording af voor het gevoerde beleid van de club
Hoeveel werk is dat dan eigenlijk allemaal?
Om de vereniging de aandacht te geven die het verdient heb ik 2x in de week een avond gereserveerd voor de club. Dan ben ik zo’n 1 tot 1,5 uur bezig met bovenstaande zaken. Daarnaast vergadert het bestuur elke 3 weken, maar die avond valt samen met 1 van bovengenoemde avonden, dus dat kost geen “extra” tijd. Het luxe van de functie van secretaris is, is dat je deze tijd zelf kan indelen en je het “overal” kan doen.
Ik hoop dat jullie na willen denken over het invullen van deze functie bij onze mooie vereniging.
Niels Blaauw